Come nasce un progetto

Cominciamo col dire che un progetto nasce da un’ idea e che la sua approvazione ricade nell’area del Portfolio Management, non del Project Management.

Il Portfolio Management è l’area metodologica che si occupa delle fasi pre-progettuali, fornisce una sintesi dei progetti in corso, compie le analisi di pianificazione capacitativa (Capacity Plan) e predispone le informazioni e gli strumenti utili affinché il Portfolio Board possa decidere quali progetti avviare (Project Selection).

Fatta questa distinzione ripartiamo dal concetto che in principio esiste un’idea, la quale deve essere formalizzata in una proposta d’ iniziativa e infine quest’ultima, se approvata, può diventare un progetto.

L’idea iniziale potrebbe ad esempio avere origine in un bisogno dell’organizzazione aziendale, nella richiesta espressa da un cliente (interno o esterno), in un requisito normativo, in un bisogno di innovazione, in una nuova opportunità commerciale.

Nata l’idea, indipendentemente dalla sua spinta iniziale, questa deve essere proposta per la candidatura “a progetto” da parte di un soggetto, chiamato Initiator, espressamente autorizzato dall’organizzazione a poter avanzare e proporre iniziative progettuali.

Non tutti infatti possono proporre un’iniziativa, e chi può farlo (Initiator) ha l’onere di provare che tale iniziativa, se trasformata in un progetto, porterà dei benefici all’organizzazione.

Per provarlo, l’Initiator raccoglie informazioni e redige un documento chiamato Business Case, da sottoporre all’approvazione del Management, e dal quale si deve chiaramente evincere la convenienza ad investire nel progetto e la sua sostenibilità economica, finanziaria e tecnica.

Il Business Case è dunque la “proposta” formale avanzata dall’Initiator al Management e che, se approvata, consentirà di trasformare l’idea originaria in un vero progetto esecutivo, tramite la redazione e la comunicazione di un altro importante documento: il Project Charter.

È  il Project Charter infatti il documento che ufficializza formalmente l’avvio del progetto ed è solo a questo punto che si può davvero sostenere a tutti gli effetti che il nuovo progetto sia nato.

Qui termina l’illustrazione della genesi di un progetto e rimandiamo ad un successivo articolo la descrizione del Business Case, il documento che può determinare la nascita del progetto o lo spegnimento di un’iniziativa.