Il Business Case

Riprendiamo la trattazione sulla genesi di un progetto, partendo dal punto dove l’ abbiamo lasciata nel precedente articolo “Come nasce un progetto“, ossia la redazione del Business Case.

Il Business Case è il documento che rappresenta la proposta formale che l’Initiator sottopone all’attenzione del Management per ottenere l’approvazione dell’ iniziativa e la sua trasformazione in un progetto esecutivo.

Nel Business Case l’Initiator deve dimostrare l’ utilità dell’ iniziativa proposta, i benefici che da essa ne trarrà l’organizzazione, la sostenibilità economica, finanziaria, temporale e la fattibilità tecnica dell’iniziativa, e più in generale che il progetto vale e merita l’ investimento richiesto.

Partiamo dalla verifica di sostenibilità economica prendendo in esame l’analisi dei flussi, in entrata e in uscita, generati dal progetto.

I flussi in uscita (detti cash-out) sono rappresentati dai costi di “progettazione”, sostenuti durante la fase iniziale di realizzazione del progetto, e dai costi “d’ esercizio” sostenuti dopo il rilascio in produzione del nuovo prodotto/servizio.

I flussi in entrata (detti cash-in) sono rappresentati invece da eventuali “maggiori ricavi” o da eventuali “minori costi” che l’impiego del nuovo prodotto/servizio è in grado di generare.

L’analisi della sostenibilità economica deve essere in grado di comparare i flussi in ingresso e in uscita e individuare il punto di pareggio economico (Break even Point).

Nello svolgimento del primo compito (comparazione dei flussi), il primo aspetto di rilievo che merita un’attenta considerazione è l’asincronia temporale fra cash-out e cash-in.
Infatti, mentre i primi (cash-out) iniziano a generarsi all’avvio del progetto, protraendosi poi per tutta la vita del prodotto/servizio, i secondi (cash-in) iniziano a prodursi soltanto al termine del progetto, dopo il rilascio in produzione del nuovo prodotto/servizio.

Questa diversa distribuzione temporale dei flussi comporta che la loro comparazione possa avvenire solo dopo averli attualizzati.

Il secondo compito (individuazione del Break even Point) ha lo scopo di individuare se e quando il valore dei ricavi pareggia il valore dei costi, una volta che il nuovo sistema sarà in esercizio.

Quanto detto trova parziale espressione nei seguenti indici economico finanziari che il Business Case deve riportare:

• NPV (Net Present Value) – il valore netto e attualizzato del profitto che il progetto prevede di portare.
• IRR (Internal Rate of Return) – il tasso di ritorno sull’investimento fatto.
• PP (Payback period) – il tempo necessario per recuperare le somme investite nel progetto.

I valori espressi da questi indici danno modo di comprendere se e quando il progetto sarà profittevole, e lo sarà quanto maggiori saranno i valori del NPV e IRR e quanto minore sarà il periodo espresso dal PP.

Anche avendo dimostrato la profittabilità dell’iniziativa, il progetto potrebbe comunque essere respinto se risultasse disallineato rispetto ai business driver definiti dalla strategia aziendale. L’initiator deve infatti verificare e dimostrare, attraverso il Business case, anche il livello di allineamento della propria iniziativa progettuale rispetto alla strategia globale dell’azienda.

Infine, oltre all’analisi dei valori economico/finanziari e alla verifica sull’allineamento strategico, il Business Case dovrà documentare anche il grado di rischiosità dell’intera iniziativa.

Si conclude qui questa breve introduzione sulle informazioni che dovrebbero essere rappresentate in un Business Case, allo scopo di consentire al management la valutazione complessiva dell’iniziativa e supportare il processo decisionale per deliberare la sua trasformazione in Progetto.

Resta inteso che molte altre classi di informazioni potrebbero essere rappresentate in base alla specificità dell’iniziativa, come ad esempio l’analisi della concorrenza nel caso di progetti per il lancio di nuovi prodotti o servizi sul mercato.