Gli Stakeholder di progetto

Chi sono gli stakeholder di progetto?

Nel Project Management sono considerati stakeholder tutti i soggetti che hanno un interesse alla realizzazione di un progetto, sia lato cliente che lato fornitore. Alcuni esempi sono lo sponsor, il program manager, il project manager, i key users, i responsabili di area o di funzione, i professionisti esterni chiamati a fornire servizi di consulenza, progettazione, sviluppo, i finanziatori esterni o interni, i collaudatori, i responsabili della qualità, i destinatari finali della soluzione.

Il termine stakeholder, che tradotto significa “portatore d’interessi”, non va confuso con “stockholder” che identifica invece gli azionisti di una società. È pur vero tuttavia che essendo questi ultimi proprietari di azioni dell’azienda sono al tempo stesso anche portatori d’interessi in ciascun progetto aziendale e quindi Stakeholder.

L’individuazione precisa dei portatori d’interessi rappresenta una delle primissime attività svolte dal Project Manager durante la fase di avvio del progetto (initiating), insieme alla redazione del Business Case e del Project Charter.

Compito del Project Manager non è solo quello di individuare gli stakeholder di progetto ma anche quello di coinvolgerli attivamente, cercando di ottenere fin da subito la loro partecipazione propositiva e un atteggiamento favorevole per tutta la durata del progetto.

L’esito finale dell’iniziativa dipende infatti in larga misura dai comportamenti assunti dagli Stakeholder nei confronti del progetto (e del Project Manager), comportamenti che possono determinare la riuscita o il fallimento dello stesso a seconda che i loro contributi siano positivi o negativi.

Stakeholder positivi e negativi

Oltre ad individuare e coinvolgere gli stakeholder di progetto, occorre quindi fare anche molta attenzione alla natura dell’interesse di cui sono portatori. Ci sono infatti stakeholder positivi, che cooperano in modo costruttivo e propositivo al successo dell’iniziativa e negativi, che si muovo invece in direzione contraria, comportandosi in modo da ostacolare la serena conduzione delle attività.

Questi ultimi, anche se etichettati come “negativi”, sono pur sempre portatori d’interesse (opposto) e richiedono ancora più energie e attenzioni da parte del Project Manager, che dovrà gestire la loro tendenza a ostacolare volutamente e sistematicamente le attività progettuali.

È importante notare che il loro ostruzionismo può essere anche impercettibile e attuato tramite l’astensione a collaborare, evitando ad esempio di partecipare alle riunioni, non comunicando i requisiti in fase di analisi, oppure omettendo di segnalare possibili rischi e criticità progettuali di cui sono a conoscenza.

Fortunatamente il Project Manager si trova a collaborare anche con stakeholder positivi ed ha la possibilità di individuare per tempo la presenza di eventuali stakeholder negativi nel momento in cui dovrà redigere il registro degli stakeholder (Stakeholder Register).

Il registro degli Stakeholder è il documento nel quale il Project Manager iscrive le informazioni relative ai portatori d’interesse nel progetto e la sua redazione dovrebbe consentire anche d’individuare per tempo eventuali segnali sintomatici o predittivi di criticità relazionali, come ad esempio la presenza di comportamenti ostruzionistici.

È molto importante che l’individuazione delle informazioni relative agli stakeholder avvenga nella fase di avvio del progetto e non successivamente, poiché in tale fase sono di solito presenti ampi margini di manovra per intervenire con tempestività e assicurare al progetto il mantenimento della direzione assegnata.

L’importanza di disporre del registro nella fase iniziale del progetto è ancor più evidente se si pensa che lo stesso rappresenta un input per i processi di raccolta dei requisiti (Collect Requirements), pianificazione della qualità (Plan Quality), pianificazione delle comunicazioni (Plan Communications) e identificazione dei rischi (Identify Risks).

Vediamo meglio nel prossimo articolo che cos’è il registro degli Stakeholder, quali sono le informazioni che può contenere e la loro utilità per la buona riuscita del progetto.